*Een van de winnaars van de Celigo Automation in Action Challenge
Bij ZangaBee komen we regelmatig integratievraagstukken tegen die verder gaan dan standaard connectors. In dit geval had onze klant behoefte aan een op maat gemaakt retour- en omruilproces dat zowel online als point-of-sale (POS) bestellingen kon ondersteunen — inclusief upsells, downsells en conditionele logica voor omruilingen.
De uitdaging
De klant wilde het volledige retourproces beheren binnen NetSuite:
- Retouren: Het automatisch aanmaken van Return Merchandise Authorizations (RMA’s), Item Receipts (IR’s) en Credit Memos (CM’s).
- Omruilingen: Het aanmaken van Sales Orders, Item Fulfillments en Invoices — inclusief financiële correcties zoals bijbetalingen of terugbetalingen.
De grootste complexiteit zat in de web-omruilingen, die in zowel Shopify als NetSuite in de wacht moesten blijven staan totdat er handmatig een Item Receipt in NetSuite werd aangemaakt. Pas na deze handmatige stap kon de Sales Order voor de omruiling worden vrijgegeven en de wachtstatus in Shopify worden opgeheven.
Waarom standaard connectors tekortschoten
Hoewel de standaardintegratie tussen NetSuite en Shopify de gebruikelijke order-to-cash-processen dekt, biedt deze geen ondersteuning voor de verfijnde logica die nodig is bij complexe retour- en omruilscenario’s. De belangrijkste beperkingen waren:
- Conditionele vrijgave van omruilorders
Er was geen native mechanisme om in Shopify bestellingen vast te houden en vrij te geven op basis van een handmatige actie in NetSuite. De flow moest wachten tot er handmatig een IR was aangemaakt voordat het proces verder kon — een afhankelijkheid die standaard integratielogica niet ondersteunt.
- Handmatige stap, automatische kettingreactie
De stap waarin het Item Receipt werd aangemaakt, moest bewust handmatig blijven. Maar zodra dit bevestigd was, moest de integratie automatisch meerdere vervolgacties activeren: het bijwerken van orderstatussen in NetSuite, het genereren van financiële documenten en het opheffen van de wachtstatus in Shopify — allemaal zonder tussenkomst van gebruikers.
- Financiële uitzonderingen
Het verwerken van upsells, downsells en volledige omruilingen — inclusief belastingaanpassingen, verzendkosten en kortingen — vereiste nauwkeurige afstemmingslogica. De financiële stromen moesten kloppen én transparant blijven in beide systemen.
Onze oplossing
We ontwikkelden een reeks op maat gemaakte Celigo-flows die gebruikmaken van Shopify’s GraphQL API en NetSuite-scripting:
- De integratie detecteert retour- en omruilupdates in Shopify.
- Afhankelijk van het retourtype worden automatisch RMA’s, Credit Memos, terugbetalingen of betalingen aangemaakt.
- In NetSuite ondersteunen aangepaste velden, opgeslagen zoekopdrachten en scripts dit proces.
Om de afhankelijkheid van de handmatige Item Receipt te beheren:
- Een User Event script monitort de aanmaak van een IR in NetSuite. Zodra dit gebeurt, wordt de status van de omruil-Sales Order aangepast naar pending fulfillment.
- Een speciale Celigo-flow verwijdert vervolgens de on-hold status in Shopify, zodat de omruiling kan doorgaan.
Deze architectuur behoudt handmatige stappen waar nodig, maar zorgt ervoor dat de rest van het proces soepel en automatisch verloopt — zelfs in uitzonderlijke gevallen.
Het resultaat
De klant beschikt nu over een volledig geautomatiseerd retour- en omruilproces dat naadloos aansluit op hun operationele en financiële behoeften. Shopify en NetSuite blijven gesynchroniseerd, en handmatige tussenkomst is alleen nodig op de juiste momenten.
Ook de export van hun producten vereiste geavanceerde scripting en een op maat gemaakte architectuur. Benieuwd hoe we die uitdaging hebben aangepakt? Laat het ons weten — deze oplossing is ontwikkeld door Srini en bevat diverse geavanceerde Celigo-technieken.
Meer weten over de omruilflow of de gebruikte scripts? Neem gerust contact met ons op!
