Bij SunnySail, geleid door Peter, draait alles om de zon – zowel letterlijk als figuurlijk. Peter biedt een uitgebreid assortiment aan schaduwdoeken onder de merken SunnySail en ZONZ SunSails. Het efficiënt beheren van de boekhouding is cruciaal voor het succes van zijn onderneming. Daarom hebben wij OCR en integratie met Moneybird ingezet om de administratieve processen te stroomlijnen en te automatiseren. In deze blogpost delen we hoe deze oplossing heeft bijgedragen aan een efficiëntere bedrijfsvoering bij SunnySail.
Van Inkooporder tot Factuur: Volledig Geautomatiseerd
Peter ontvangt zijn inkooporders in PDF-formaat. Om deze gegevens effectief te verwerken, hebben we een geavanceerd scanprogramma geïntegreerd dat de PDF’s leest en de benodigde informatie haalt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten bij de gegevensinvoer.
De gegevens uit de PDF’s worden automatisch overgenomen in de boekhouding van Moneybird. Artikelen, prijzen en klantgegevens worden direct ingevuld, waardoor het facturatieproces volledig automatisch verloopt. Zodra de factuur is aangemaakt, wordt deze automatisch naar de klant verzonden, wat de administratieve last verder vermindert.
Contact Synchronisatie via ZangaMapper
Om de gegevens nog efficiënter te beheren, hebben we een integratie ontwikkeld die de contacten in Moneybird synchroniseert met onze ZangaMapper. De ZangaMapper fungeert als een opslagplaats voor specifieke data. Door deze extra laag van gegevensbeheer kunnen we aanvullende informatie ophalen en gebruiken binnen Moneybird, wat de nauwkeurigheid en relevantie van de informatie ten goede komt.
Customizen en Automatiseren met Moneybird
Moneybird biedt eindeloze mogelijkheden voor maatwerk, wat essentieel is voor een bedrijf als SunnySail. Er zijn diverse aanpassingen doorgevoerd om de facturen te laten aansluiten bij de huisstijl van Peter. Dit omvat:
- Huisstijlen: Facturen zijn nu op maat gemaakt volgens de branding van SunnySail.
- Extra Velden: Specifieke informatie kan worden toegevoegd aan facturen en contactgegevens.
- Professionele Uitstraling: Facturen worden vanuit Peter’s eigen e-mailadres verzonden, wat de professionaliteit vergroot.
Met de implementatie van OCR en integratie met Moneybird bij SunnySail hebben we al aanzienlijke stappen gezet richting een efficiënter administratief proces. De automatische verwerking van inkooporders en de synchronisatie van contacten hebben de operationele lasten verlicht. De genoemde toekomstige mogelijkheden bieden nog meer kansen om de boekhouding verder te optimaliseren. Peter kan nu met een gerust hart de focus leggen op zijn core business: het aanbieden van hoogwaardige zonneschermen en het laten stralen van zijn klanten.
Heb je vragen over hoe ZangaBee jouw bedrijf kan helpen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!
